Le lit est un référent majeur de la gestion hospitalière, tant au niveau stratégique qu’opérationnel. En effet, le manque de lits a des répercussions directes sur l’impossibilité de la pratique du soin et la tarification qui en découle. Pour pouvoir bien accueillir et donc bien soigner les patients, il est nécessaire pour l’hôpital ou la clinique d’avoir une bonne vision du parc de lits disponibles et de leur affectation.
1 - Qu'appelle-t-on "gestion de lits"?
A - Pourquoi gérer les lits ?
Le rôle d’un établissement de soins est de pouvoir accueillir et soigner tous les patients qui le nécessitent, qu’ils soient ou non programmés. Au cœur de cette mission, à la croisée de tous les acteurs hospitaliers, la gestion des lits occupe un rôle essentiel. Elle doit répondre avec pertinence à des questionnements tels que la légitimité d’une hospitalisation complète, l’intégration des séjours non programmés, la durée des séjours, les interactions avec les partenaires en amont ou en aval des soins prodigués.
L'ANAP (Agence Nationale d'Appui à la Performance) définit ainsi la gestion des lits :
"Il s'agit de gérer au mieux une capacité d'accueil pour prendre en charge un volume d'activité donné ou cible, en respectant des critères de qualité (qualité des soins, délais, durées, fiabilité de la programmation…), sous contrainte de ressources."
B - Qui est impacté ?
Une bonne gestion va donc concerner donc tous les protagonistes d’un établissement de soins :
Les patients : fluidification et optimisation des parcours (réduction des temps d’attente, bon enchaînement des étapes), qualité de la prise en charge.
Les soignants : recentrage sur leur cœur de métier de soin.
Les personnels administratifs : gestion des informations entre les admissions et les sorties patients.
Plus largement, c'est l’hôpital tout entier, qui doit maîtriser ses coûts et budgets en jouant sur la réduction des DMS (Durées Moyennes de Séjours).
Un dialogue continu et transversal entre tous, depuis l’entrée jusqu’à la sortie des patients, est donc déterminant. Il s’agit de gérer les parcours patients dans leur intégralité et leur multiplicité afin qu’elle devienne transparente et mieux maîtrisée.
2 - La gestion de lits : indicateurs de mesure
Comment mesurer l'efficience de la gestion des lits ? Parmi les indicateurs qui en permettent le suivi, citons les 3 principaux.
Le taux d'occupation : il représente la somme des journées d’hospitalisation au cours d’une année, divisée par le nombre de lits disponibles. Il permet de connaître le degré d’utilisation des lits disponibles durant une période déterminée. Ce taux a pour objectif de minimiser la période de vacance des lits, c’est-à-dire le temps écoulé entre la sortie d’un patient et l’entrée d’un nouveau (hors remise en bon état d’hygiène de la chambre).
Le taux de pertinence : il évalue la nécessité réelle d’occupation d’un lit par un patient et plus largement celle d’une journée d’hospitalisation. L'objectif ici est d’éviter au maximum l’occupation des lits sans nécessité réelle (exemple du patient placé en chambre hospitalière dans l’attente d’un examen ou lorsqu’un patient attend un lit d’aval). Il faut savoir que, d'après la MEAH (Mission nationale d’Expertise et d’Audit Hospitalier), dans les hôpitaux généraux, le taux de non-pertinence des journées d’hospitalisation s'élève environ à 30 %.
La DMS (Durée Moyenne de Séjour) : évalue le temps passé par le patient en milieu hospitalier.
3 - La gestion des lits : quelles ressources pour les hospitaliers ?
A - L'ANAP
L'Agence Nationale d'Appui à la Performance des établissements de santé et médico-sociaux) met à disposition des acteurs du soin un ensemble de publications, aidant à l'auto-diagnostic et à une plus grande efficience de cette gestion des lits, via un ensemble de fiches et d'outils. Le schéma ci-dessous (extrait des ressources de l'ANAP), permet de bien comprendre la transversalité de la gestion des lits dans l'organisation du soin.
Les actions préconisées sont ainsi segmentées par l'ANAP en 4 grands thèmes : manager et piloter, planifier, programmer et réguler.
Certains centres de soins partagent leurs retours d’expériences au travers de publications dans lesquelles ils abordent les problématiques rencontrées et les différentes étapes qui ont jalonné la mise en place de leur cellule de gestion des lits (à télécharger gratuitement sur le site de l’ANAP).
B - Les outils digitaux
Il existe bien entendu des outils informatiques spécialement dédiés à la gestion des lits hospitaliers, par exemple : M-Lits & M-Visibilité (éditeur MainCare), TimeWise Clinic (Canyon Technologies), PatientFlowManager (Effigen), My Hospitel, etc. Des solutions qui proposent par exemple de superviser en temps réels les unités de soins, de générer des plannings prévisionnels adaptés aux différentes pathologies, d’estimer les durées de séjours, d’anticiper les occupations de lits et la charge des services, de rechercher les lits disponibles, de réduire les durées moyennes de séjour, etc.
4 - La profession de Bed Manager
Le 9 septembre 2019, Madame Agnès Buzyn (alors Ministre de la Santé) préconisait, dans son plan pour la refondation des urgences, la mise en place de gestionnaires de lits dans les hôpitaux.
Clé de voute organisationnelle, le Bed Manager se positionne au centre des équipes. Il doit optimiser l'organisation des hospitalisations. Il consigne et anticipe les entrées et sorties des patients et les place dans les différents services en fonction des lits disponibles.
Le Bed Manager doit savoir travailler en équipe, avoir une bonne capacité d’analyse organisationnelle et situationnelle, une grande réactivité, de la rigueur, de la disponibilité et de bonnes qualités relationnelles.
Aujourd'hui, ce sont deux établissements de santé sur trois, dotés d'un service d'urgences qui disposent d'une fonction "gestion de lits".